Ein Termin endet, die Zusammenfassung ist schon da: KI-Funktionen in Meeting-Tools können Gespräche transkribieren, Entscheidungen festhalten und Aufgaben zuweisen. Das spart Zeit. Zugleich entstehen Aufzeichnungen und Texte, die sich speichern, durchsuchen und weitergeben lassen.
Darin stehen möglicherweise weit mehr als die vereinbarten To-dos: Namen und Stimmen, Kundendaten, interne Einschätzungen oder vertrauliche Informationen. Für Unternehmen stellt sich deshalb nicht allein die Frage, ob ein Tool gute Protokolle erstellt. Sie müssen auch wissen, was mit den Gesprächsdaten geschieht.
Vor dem ersten Einsatz den Prozess klären
Welche Daten verarbeitet der Assistent konkret? Wird die Audiospur gespeichert oder nur ein Transkript erstellt? Wo liegen die Daten, wer kann darauf zugreifen und werden Inhalte für weitere Zwecke des Anbieters verwendet? Ebenso zu klären sind die passende Rechtsgrundlage, die Information aller Teilnehmenden sowie Löschfristen für Audio, Transkript und Zusammenfassung. Diese Fragen sollten Unternehmen für das jeweilige Tool und den geplanten Einsatz prüfen; eine pauschale Freigabe für sämtliche Meetings greift zu kurz.
Besondere Zurückhaltung ist bei Personalgesprächen, vertraulichen Kundenterminen, Sicherheitsvorfällen und strategischen Entscheidungen angebracht. Hier sollte zuerst geklärt werden, ob ein vollständiges Transkript überhaupt gebraucht wird. Häufig genügt ein gezieltes Ergebnisprotokoll.
Klare Regeln machen KI im Alltag nutzbar
Ein praktikabler Prozess legt fest, welche Termine transkribiert werden dürfen, wer die Funktion aktiviert, wie Teilnehmende informiert werden und wann die erzeugten Dateien gelöscht werden. Er gibt Mitarbeitenden damit eine verlässliche Orientierung für den Alltag.
KI-Transkription beginnt mit einer unternehmerischen Entscheidung, nicht mit einem Klick auf „Aktivieren“. Ratisbona Compliance unterstützt mittelständische Unternehmen mit RC_AI dabei, KI-Anwendungen verantwortungsvoll in ihre Abläufe einzubinden und rechtliche Anforderungen von Anfang an mitzudenken.